Règles essentielles I
- Urgent-important : Une tâche urgente et importante doit être traitée rapidement selon les responsabilités du poste.
- Important-non urgent : Une tâche importante sans urgence doit être planifiée pour éviter qu’elle ne devienne urgente.
- Délégation : Une tâche peut être transmise à la personne compétente si le poste ne permet pas de la traiter.
Règles essentielles II
- Échéance : Les échéances doivent être enregistrées pour limiter les oublis.
- Interruption : Les interruptions doivent être gérées sans perdre la trace de la tâche en cours.
- File de traitement : Une file claire permet de visualiser les tâches en attente et leur priorité.
Règles essentielles III
- Escalade : Une situation hors compétence ou bloquée doit être escaladée au bon niveau.
- Double contrôle : Certaines tâches sensibles justifient un contrôle renforcé.
- Temps tampon : Un agenda réaliste conserve une marge pour les imprévus lorsque l’organisation le permet.
- Bilan : Un point régulier sur les tâches en attente réduit les oublis.
Mises en situation
- Une demande critique avec délai immédiat arrive.
- Un dossier doit être préparé pour la semaine suivante.
- Une décision médicale est demandée au secrétariat.
- Un document doit partir avant 16 h.
- Un appel arrive pendant une saisie importante.
- Plusieurs demandes arrivent.
- Un conflit de rendez-vous ne peut être résolu.
- Un envoi contient une liste de patients.
- La journée est saturée sans pause.
- La fin de journée approche.
Conduites attendues
- La prioriser selon la procédure.
- Réserver un créneau de traitement.
- La transmettre au professionnel compétent.
- Programmer un rappel ou un suivi adapté.
- Marquer l’état d’avancement avant de basculer.
- Les enregistrer et les classer selon les règles.
- Saisir le responsable ou professionnel compétent.
- Vérifier destinataire et pièce jointe avant envoi.
- Éviter les surcharges systématiques.
- Vérifier les actions non clôturées.
Pièges à éviter
- La repousser derrière une tâche sans échéance.
- L’ignorer jusqu’à la veille.
- Prendre la décision médicale soi-même.
- Se fier uniquement à la mémoire.
- Abandonner la saisie sans repère.
- Les empiler sans ordre.
- Inventer une solution non autorisée.
- Cliquer immédiatement sur envoyer.
- Planifier chaque minute sans marge.
- Partir sans revoir les urgences restantes.